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Le aziende devono mantenere un registro accurato e dettagliato di tutte le attività di trattamento dei dati personali.
L'obbligo è previsto dall'articolo 30 del Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR), che si applica a tutti i titolari e responsabili di trattamento dei dati personali, ad eccezione delle imprese o organizzazioni che hanno meno di 250 dipendenti (ma solo se non effettuano trattamenti a rischio).
Il registro delle attività di trattamento è un documento che contiene informazioni dettagliate su tutti i trattamenti di dati personali effettuati da un'azienda. Deve includere, tra l'altro, le seguenti informazioni:
- l'identità e i recapiti del titolare e del responsabile del trattamento, se nominato;
- le finalità del trattamento;
- le categorie di dati personali trattati;
- i destinatari o le categorie di destinatari a cui i dati personali possono essere comunicati;
- i trasferimenti di dati personali a paesi terzi o a organizzazioni internazionali;
- le misure di sicurezza adottate per proteggere i dati personali;
- i periodi di conservazione dei dati personali.
La tenuta del registro delle attività di trattamento è un obbligo importante per le aziende, in quanto consente di dimostrare la conformità al GDPR. Il registro è uno strumento prezioso per l'azienda, in quanto consente di:
- ottenere una panoramica completa di tutti i trattamenti di dati personali effettuati;
- identificare i rischi associati ai trattamenti di dati personali;
- valutare l'impatto dei trattamenti di dati personali sulla privacy degli interessati;
- rispettare gli obblighi di trasparenza nei confronti degli interessati.
- le aziende devono mantenere il registro aggiornato e a disposizione delle autorità di controllo.
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